展示会の基礎作り

皆さん、こんにちは！SS部増田です。

今回のテーマは業務についてということで、
最近初めて関わらせていただいた展示会の「事務局の仕事」についてお話ししようと思います。
その中でも現場前と現場中の主な作業内容について紹介します。

毎週多くの展示会が行われていますが、展示会は事務局側と出展社側に分かれています。
簡単に言えば事務局側は主催者として、出展社のとりまとめや会場全体の施工や運営を行っています。

普段出展社としてブース施工に入る際は、写真のようにブース毎に
床や壁が仕切られており、どこに自分のブースがあるか分かる状態になっています。

この状態にすることを俗に基礎工事と呼び、現場で事務局が行う大きな仕事になります。

展示会に出展する際、スケジュールに「事務局施工」や「事務局準備」という記載を見たことがある方もいらっしゃると思いますが、その時間に会場全体の施工を行っています。
施工時間は夜中から始まることが多いのですが、、普段見れない会場の配管などを見ることができます。

展示会にはたくさんのブースが並んでいますが、もちろん好き勝手に立てているわけではなく、、
墨出しといってどこに何を立てるのか施工の基準となる寸法を書き出す作業を行っています。家の建築工事と同じ要領です！

ただし、展示会場では直接床に書き込みするわけには行かないので、、、
水糸と呼ばれる糸を使用して図面通りに寸法を引いていきます。
その基準線(水糸)に合わせてブースの仕切り壁を立てたり、床(カーペット)を敷いていくので、綺麗にブースが完成していくことができます！

実際に壁を立てている際の写真です。
この際に忘れてはいけないのが電気やガス、水道工事です。
各ブースに電気や水を供給するため、図面通りに配管や配線が整っているかどうかも確認していきます。
床下でも工事をしていきますので、多くの壁が立つ前に作業していきます。

現場前の主な仕事としては、各出展社さんがどのようなブースを作りたいのか、
そのために電気やガスをどのくらい使用するのかをヒアリングし、発注する作業になります。会場の全体図面も何度も修正しながら作成していきます！

多くの出展社さんとやり取りしていきますので、日々メールと電話のオンパレードです。。
その中で、抜けや漏れがないように進行するのは大変な作業ですが、
常々施工パートナーとも連携し、準備を進めていきます。

さらには会場のサインも事務局が用意しています。
大きな看板サインからお手洗いなどの誘導サインまで準備するサインの種類は多岐に渡ります。
出展社から来場者まで、分かりやすい導線を作れるように文字の大きさや色味、
サイン配置箇所などを考えていきます。

実際にサイン配置に会場内を歩き回ったことがありますが、計画通りにいくことは難しく、、
現地の状況を踏まえて、人の導線や視線を考えるのは難しかったのですが、
会期中多くの人の指標になっている所を見たときは達成感が生まれました！！

事務局の仕事は今回紹介した準備作業だけではもちろんなく、
会期中も問題なく運営できているかどうか、出展社や来場者からの質問・追加依頼が
あった際の連携、そして撤去まで行っています。

多くの人の協力があってこそ、安全に1つの展示会が出来上がっていきます。
展示会にお出かけの際は是非サイン等、少し視点を変えて見ていただけたら嬉しいです！

次回はSS部八幡さんです。よろしくお願いいたします。

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